Flatie Tech d.o.o. upravlja spletno stran flatie.hr in aplikacijo app.flatie.hr ter pripadajoče mobilne aplikacije (skupaj: „Platforma”). Ta Pravilnik o zasebnosti pojasnjuje, katere osebne podatke obdelujemo, zakaj, kako dolgo in kako uveljavljati svoje pravice v skladu s Splošno uredbo o varstvu osebnih podatkov (GDPR, Uredba (EU) 2016/679) in slovenskim Zakonom o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2).
1. Kdo smo in naša dvojna vloga
1.1 Identiteta in kontakt
Upravljavec / obdelovalec: Flatie Tech d.o.o., Zagorska ulica 22, 10000 Zagreb, Hrvaška, OIB (osebna identifikacijska številka): 50129451233.
Splošna vprašanja: [email protected]
Pooblaščena oseba za varstvo podatkov (DPO): [email protected]
Nadzorni organ za EU območje: Hrvaška agencija za varstvo osebnih podatkov (AZOP), Ulica Metela Ožegovića 16, 10000 Zagreb, azop.hr.
Slovenski uporabniki lahko vložite pritožbo pri Informacijskem pooblaščencu RS, Dunajska cesta 22, 1000 Ljubljana, ip-rs.si.
1.2 Dvojna vloga
Glede na različne kategorije podatkov Flatie nastopa v dveh vlogah, ki ju opredeljuje GDPR:
- Kot upravljavec (čl. 4(7) GDPR): za podatke uporabniških računov, avtentikacije, naročnine, marketinških soglasij, analitike spletne strani in varnostnih zapisov platforme. Za te podatke Flatie samostojno določa namen in sredstva obdelave — glej razdelek 2.
- Kot obdelovalec (čl. 4(8) GDPR): za podatke, ki pripadajo Stavbi ali njenim uporabnikom v okviru upravljanja Stavbe (članstva, obvestila, glasovanja, ankete, klepet, prijave okvar, rezervni sklad, dokumenti, vprašanja AI asistentu). Upravljavec je Organizacija ali, v primeru samoupravljane Stavbe, predstavnik etažnih lastnikov v imenu etažnih lastnikov. Obdelava je urejena s pogodbo o obdelavi osebnih podatkov (DPA) — glej razdelek 3.
Če imate vprašanje ali zahtevek glede podatkov iz razdelka 3, se najprej obrnite na Organizacijo, ki upravlja Stavbo (ali predstavnika etažnih lastnikov). Flatie bo upravljavcu zagotovil potrebno pomoč. Za neposredna vprašanja Flatie kot obdelovalcu: [email protected].
2. Ko Flatie nastopa kot upravljavec
Za naslednje kategorije podatkov Flatie samostojno določa namen in sredstva obdelave ter je odgovoren posamezniku, na katerega se nanašajo osebni podatki, v smislu GDPR.
| Namen | Podatki | Pravna podlaga | Rok hrambe |
|---|---|---|---|
| Račun in avtentikacija | ime in priimek, e-pošta, hash gesla, mobilna številka, osebna identifikacijska številka — OIB (če se vnese), jezik vmesnika | Izvajanje pogodbe (čl. 6(1)(b)) | Do izbrisa računa + 30 dni odlog |
| Naročnina | podatki o naročnini, status, računi in obračuni | Izvajanje pogodbe + zakonska obveznost (računovodstvo) | 10 let (Zakon o davčnem postopku, Zakon o računovodstvu) |
| Transakcijska e-pošta | e-pošta, vsebina sistemskih obvestil | Izvajanje pogodbe (čl. 6(1)(b)) | Do izbrisa računa |
| Marketing (novičnik) | e-pošta, status soglasja | Soglasje (čl. 6(1)(a)) | Do preklica soglasja |
| Analitika spletne strani (flatie.hr) | anonimizirani/psevdonimizirani podatki o prometu (Google Analytics 4) | Soglasje (piškotki) | Do 2 leti (glej Pravilnik o piškotkih) |
| Analitika produkta (spletna in mobilna aplikacija) | psevdonimizirani dogodki uporabe — psevdonimni uporabniški ID, uporabljena funkcija, števci in časovni žigi (PostHog, EU); nikoli imena, e-pošta ali vsebina podatkov stavbe | Soglasje (splet: trak piškotkov); zakoniti interes (čl. 6(1)(f)) v mobilni aplikaciji, z možnostjo izklopa v nastavitvah aplikacije | Do 12 mesecev |
| Sledenje napakam in tehnični dnevniki (spletna in mobilna aplikacija) | poročila o sesutjih in napakah, tehnični dnevniki s psevdonimnim uporabniškim ID-jem, model naprave/brskalnika, različica OS (BetterStack, EU) | Zakoniti interes (čl. 6(1)(f)) — stabilnost in varnost storitve | Do 30 dni |
| Varnost in revizijski zapisi platforme | IP naslov, user-agent, identifikator seje, varnostni dogodki; revizijski zapis dejanj (kdo je izvedel katero dejanje, na katerem viru, kdaj in v čigavem imenu) | Zakoniti interes (čl. 6(1)(f)) — zaščita platforme in uporabnikov | 24 mesecev ali dlje za obrambo pravnih zahtevkov |
| Push obvestila | tehnični identifikator naprave (push žeton) | Izvajanje pogodbe (čl. 6(1)(b)) | Do odjave ali izbrisa računa |
| Enkratna gesla (OTP) za povabila v Stavbo | OTP zapis vezan na uporabnika in Stavbo | Izvajanje pogodbe (čl. 6(1)(b)) | Samodejno se razveljavi po uporabi ali izteku |
| Kontaktni obrazec (vprašanja obiskovalcev) | ime in priimek, e-pošta, telefon, zadeva in vsebina sporočila | Zakoniti interes (čl. 6(1)(f)) — odgovarjanje na vprašanja | Do rešitve vprašanja, največ 12 mesecev |
3. Ko Flatie nastopa kot obdelovalec
Naslednje kategorije podatkov Flatie obdeluje v imenu Organizacije (ali predstavnika etažnih lastnikov samoupravljane Stavbe) kot upravljavca. Pravno podlago za te obdelave zagotavlja upravljavec; podrobnosti so urejene v DPA.
| Namen | Podatki | Pravna podlaga | Rok hrambe |
|---|---|---|---|
| Članstvo v Stavbi (vloge in razmerja) | vloga v Stavbi (etažni lastnik, predstavnik), Stanovanje, lastniški delež, razmerja med uporabniki, evidenca najemnika ki ga vnese lastnik za interne namene upravljanja stavbe — najemnik nima uporabniškega računa niti dostopa do platforme | Pravno podlago določa Organizacija kot upravljavec (glej DPA) | Dokler traja naročnina Stavbe + arhiv v skladu z veljavnim pravom |
| Obvestila, glasovanja, ankete, klepet Stavbe | vsebina obvestil, glasov, komentarjev, sporočil; evidenca glasov po lastniškem deležu | Pravno podlago določa upravljavec | Dokler traja naročnina + zakonska hramba (zapisniki glasovanj) |
| Prijave okvar in zapisniki vzdrževanja | besedilo prijave, fotografije, status popravila, zapisi o vzdrževanju | Pravno podlago določa upravljavec | Dokler traja naročnina + arhiv po odločitvi upravljavca |
| Rezervni sklad in evidenca transakcij | postavke evidence, zneski, opisi | Pravno podlago določa upravljavec | V skladu z veljavnim pravom (davčni predpisi) |
| Repozitorij dokumentov Stavbe | datoteke ki jih naloži upravljavec ali pooblaščeni uporabnik (pogodbe, statusi, finančni dokumenti itd.) | Pravno podlago določa upravljavec | Dokler traja naročnina (razen dokumentov z obveznostjo zakonske hrambe) |
| AI asistent (na zahtevo uporabnika) | vsebina vprašanj in relevanten kontekst Stavbe, ki ga uporabnik pošlje asistentu | Zakoniti interes (čl. 6(1)(f)); čezmejni prenos se izvaja z ustreznimi varovalnimi mehanizmi | Flatie pogovorov ne shranjuje; asistent trenutno ni vključen (glej razdelek 4) |
4. AI asistent
Platforma lahko uporabniku ponudi AI asistenta, ki nudi kontekstualno prilagojene odgovore. V skladu s čl. 50 Uredbe (EU) 2024/1689 (Akt o umetni inteligenciji) vas izrecno obveščamo, da AI asistent ni fizična oseba, temveč sistem umetne inteligence. Asistent trenutno ni vključen; ko bo vključen, bo na voljo vsem avtentificiranim uporabnikom platforme, ne glede na njihovo vlogo.
4.1 Obdelani podatki
Vsebina vaših vprašanj in relevanten kontekst Stavbe, ki ga pošljete asistentu.
4.2 Ponudniki modelov in čezmejni prenos
- Uvoz podatkov iz dokumentov (v uporabi) — ko upravnik ali predstavnik solastnikov ob vnosu stavbe naloži obstoječe dokumente, se njihova vsebina pošlje v prepoznavanje besedila in izluščanje podatkov ponudniku Mistral AI (Francija, EU). Izluščeni podatki se prikažejo kot predlog, ki ga oseba pregleda in potrdi pred shranjevanjem.
- AI asistent (trenutno ni vključen) — ko bo vključen, bo uporabljal ponudnika Mistral AI (Francija, EU) in Cohere (iskanje po bazi znanja; Kanada/ZDA), kot nadomestni model pa je mogoč Anthropic PBC (ZDA) na podlagi standardnih pogodbenih klavzul (Izvedbeni sklep Komisije (EU) 2021/914). Vključitev vsakega od teh ponudnikov bomo napovedali vsaj 30 dni vnaprej na strani podobdelovalcev. Pogovori z asistentom se ne shranjujejo na strežnikih Flatie.
4.3 Avtomatizirane odločitve
AI asistent ponuja izključno informativne odgovore in ne sprejema avtomatiziranih odločitev s pravnim ali drugim pomembnim učinkom na uporabnika v smislu čl. 22 GDPR. Vse odločitve o pravicah, obveznostih in financah uporabnika sprejema pooblaščena oseba.
4.4 Odjava
Uporaba AI asistenta je prostovoljna. Lahko ga prenehate uporabljati v vsakem trenutku; s tem preneha tudi obdelava za ta namen. Zavrnitev uporabe AI asistenta ne vpliva na dostop do drugih funkcij platforme.
5. Kdo ima dostop do podatkov
5.1 Zaposleni in sodelavci Flatie
Dostop do podatkov je nadzorovan z internim sistemom vlog in pooblastil (RBAC) z več ravnmi. Kategorije dostopa:
- Platforma administrator — popoln operativni dostop do vseh podatkov za tehnično podporo in posredovanje pri incidentih. Vsak tak dostop se evidentira v revizijskem zapisu z razlikovalno oznako, ki ga identificira kot administratorski poseg.
- Platforma moderator — moderiranje vsebine, upravljanje uporabnikov in organizacij.
- Platforma podpora — omejen pregled organizacij in analitike, moderiranje vsebine.
- Platforma operativa — izključno pregled platformske analitike.
Vsi dostopi se beležijo v revizijskem zapisu. Dostop je strogo omejen na tisto, kar je potrebno za opravljanje delovne naloge.
5.2 Organizacije in pooblaščeni uporabniki Stavbe
- Organizacije (upravniki stavb) in njihovi pooblaščeni delavci — izključno za Stavbe, ki jih upravljajo, v skladu z DPA.
- Predstavniki etažnih lastnikov in namestniki — izključno za Stavbo, za katero so izvoljeni.
- Etažni lastniki — za podatke lastne Stavbe v obsegu, določenem z njihovo vlogo.
5.3 Obdelovalci (podobdelovalci)
Podatke delimo z omejenim številom ponudnikov storitev, s katerimi imamo sklenjeno pogodbo o obdelavi (DPA). Aktualni seznam (vendor, namen, lokacija, mehanizem prenosa, status DPA) je objavljen na flatie.hr/sl/sub-processors.
6. Mednarodni prenosi
Osnovna obdelava in hramba potekata v EU/EGP. Del podatkov se obdeluje tudi zunaj EU/EGP: potisna obvestila na mobilne naprave posreduje Expo (ZDA), dostavljata pa jih Google (Firebase Cloud Messaging) in Apple (APNs), ki pri tem prejmeta žeton naprave ter naslov in besedilo obvestila; ves promet poteka prek globalnega omrežja Cloudflare; Google Analytics 4 na marketinški strani (samo z vašo privolitvijo) lahko vključuje prenos družbi Google LLC (ZDA). Ti prenosi temeljijo na standardnih pogodbenih klavzulah 2021/914, pri Google LLC pa tudi na okviru EU-US Data Privacy Framework. Noben ponudnik storitev umetne inteligence zunaj EU danes ne prejema podatkov (glej razdelek 4). Posodobljen seznam z zaščitnimi ukrepi je objavljen na flatie.hr/sl/sub-processors.
7. Roki hrambe
Roki hrambe za posamezne kategorije so navedeni v razdelkih 2 in 3. Dodatno:
- Računovodski zapisi in računi — 10 let (slovenski davčni predpisi).
- Zapisniki glasovanj in druge zakonsko obvezne evidence vezane na upravljanje Stavbe — v skladu z veljavnim pravom.
- Varnostni in revizijski zapisi (audit log) — 24 mesecev ali dlje za obrambo pravnih zahtevkov.
- Mehko izbrisani računi (soft delete) — 30 dni odlog pred nepovratnim izbrisom z možnostjo preklica zahteve s prijavo v tem obdobju.
- OTP zapisi — samodejno se razveljavijo po uporabi ali izteku veljavnosti.
- Push žetoni (identifikatorji naprav) — do odjave obvestil ali izbrisa računa.
- Pogovori z AI asistentom — se ne shranjujejo na strežnikih Flatie; zgodovina pogovora ostane v vašem brskalniku oziroma aplikaciji.
Po izteku rokov se podatki izbrišejo ali anonimizirajo.
8. Vaše pravice
V skladu z GDPR imate naslednje pravice:
- Dostop in prenosljivost — prenesite svoje podatke preko „Nastavitve → Zasebnost” ali zahtevajte izvoz pri DPO na adresi [email protected].
- Popravek — uredite profil v aplikaciji ali zahtevajte popravek pri DPO na [email protected].
- Izbris („pravica do pozabe”) — pod „Nastavitve → Zasebnost → Izbris računa” sprožite postopek s 30-dnevnim odlogom; izbris lahko prekličete s prijavo v tem obdobju. Za podatke, kjer Flatie nastopa kot obdelovalec, vložite zahtevek za izbris pri upravljavcu (Organizaciji ali predstavniku etažnih lastnikov).
- Omejitev obdelave — zahtevek pošljite na [email protected].
- Ugovor — proti obdelavi na podlagi zakonitega interesa; zahtevek pošljite na [email protected].
- Avtomatizirane odločitve — Flatie ne sprejema avtomatiziranih odločitev s pravnim ali drugim pomembnim učinkom (čl. 22 GDPR). Profiliranja v ta namen ni.
- Preklic soglasja — v vsakem trenutku, brez vpliva na zakonitost obdelave pred preklicem.
- Pritožba — lahko vložite pritožbo pri Informacijskem pooblaščencu RS (ip-rs.si) ali pri AZOP-u (azop.hr).
Na preverjeni zahtevek odgovorimo v roku 30 dni z možnostjo podaljšanja v skladu s čl. 12(3) GDPR. Za tehnično podporo: [email protected].
9. Varnost podatkov
Sprejemamo razumne tehnične in organizacijske zaščitne ukrepe:
- Flatie Tech d.o.o. ne prodaja osebnih podatkov uporabnikov.
- Gesla so varno shranjena s kriptografskimi hash funkcijami in niso dostopna tretjim osebam.
- Dostop do podatkov je nadzorovan z RBAC sistemom z več ravnmi; vsak dostop, vključno z administratorskimi posegi, se beleži v revizijskem zapisu.
- Spremembe vlog, brisanje virov in vsa pomembna dejanja se beležijo v revizijskem zapisu.
- Dostop do infrastrukture je omejen na pooblaščene IT ponudnike, ki so potrebni za delovanje sistema.
- Podpiramo dvofaktorsko (2FA) avtentikacijo kot dodatno raven zaščite uporabniških računov.
V primeru kršitve podatkov bomo hitro reagirali, sprejeli potrebne ukrepe in vas obvestili v skladu s čl. 33/34 GDPR.
10. Piškotki
Podrobnosti o piškotkih, vrstah soglasja in načinu spreminjanja izbire si oglejte v Pravilniku o piškotkih. Na kratko:
- Nujni piškotki — potrebni za delovanje strani, ne zahtevajo soglasja.
- Analitični in marketinški piškotki — uporabljajo se izključno z vašim soglasjem.
11. Spremembe pravilnika
Bistvene spremembe, ki vplivajo na vaše pravice, bodo sprožile ponovno zahtevo za soglasje ob naslednjem obisku ali prijavi. Oznaka različice v glavi dokumenta sledi trenutni različici. Zgodovina materialnih sprememb je na zahtevo na voljo pri DPO.
12. Kontakt
Pooblaščena oseba za varstvo podatkov (DPO): [email protected]
Splošna vprašanja: [email protected]
Tehnična podpora: [email protected]
Flatie Tech d.o.o., Zagorska ulica 22, 10000 Zagreb, OIB (osebna identifikacijska številka): 50129451233